El calendario es una herramienta para organizar el trabajo. Sin embargo, muchas veces hay algún error en el calendario laboral que afectan a la planificación, causando retrasos en las entregas, disminución de la eficiencia y, en algunos casos, pérdidas económicas.
En este artículo se analizan algunos de los errores más frecuentes en el calendario laboral de las empresas y se ofrecen consejos para evitarlos.
Si tiene preguntas sobre el calendario laboral, no dude en contactarnos, somos su gestoría laboral en Granollers.
Hay empresas que hacen trabajar a sus empleados ocho horas al día durante todos los días laborables del año, sin fijarse en si superan la jornada máxima anual que establece el convenio de aplicación.
La duración de la jornada es la pactada en los convenios o en los contratos. Lo habitual es que los convenios fijen una jornada anual por debajo del límite máximo de 1826 horas.
La duración máxima es de 40 horas semanales de promedio en cómputo anual. Si se trabajan todas las semanas 40 horas y se descuentan vacaciones, descansos y festivos, se obtiene el tope de 1826 horas.
Causas del Error en el Calendario Laboral
El error más común en las empresas es que si sus empleados trabajan ocho horas todos los días, la prestación efectiva de trabajo (descontados fines de semana, festivos y vacaciones) será de unos 225 días, lo que significa que los empleados trabajan 1.800 horas anuales (225 días x 8). Por tanto, si el convenio prevé una jornada inferior a 1.800 horas, dichos empleados habrán trabajado más horas de las que les tocaba y podrán reclamar el abono de dichas horas como extras.
Si el convenio fija una jornada de 1.752 horas, pero se trabajan 225 días a razón de ocho horas, a final de año se habrán realizado 48 horas extras (1.800 – 1.752). Si se quiere que los empleados trabajen todos los días ocho horas, lo correcto es que acaben trabajando 219 días (1.752 / 8 horas).
Vamos a ver algunas de las causas del error en el calendario laboral:
- Falta de Actualización: Uno de los principales motivos detrás del error en el calendario laboral es la falta de actualización. Algunas empresas diseñan el calendario al comienzo del año y olvidan revisarlo periódicamente. Esto puede resultar en la omisión de nuevos días festivos o cambios en las leyes laborales que afecten los días de descanso.
- Desconocimiento de Festivos Locales: En empresas con operaciones en múltiples ubicaciones, puede existir confusión sobre los días festivos locales. Cada región o país puede tener días festivos específicos, y si no se tienen en cuenta estas diferencias, se corre el riesgo de exigir trabajo en días no laborables o dar libre en días laborables.
- Errores de Cálculo: Al asignar días de vacaciones o descanso, pueden cometerse errores en los cálculos de los días disponibles para cada empleado. Esto puede generar conflictos en la programación y dar lugar a que el personal no disponga del tiempo libre al que tiene derecho.
- Falta de Comunicación: Si la empresa no comunica adecuadamente el calendario laboral a los empleados, estos pueden desconocer los días festivos, generando inconvenientes en la organización y planificación de sus actividades personales.
- Conflictos con Otros Permisos: En ocasiones, el calendario laboral puede entrar en conflicto con permisos solicitados con antelación por los empleados. Esto puede llevar a situaciones incómodas en las que la empresa no cuente con el personal necesario para llevar a cabo sus operaciones.
Soluciones para Evitar el Error en el Calendario Laboral
En estos casos la empresa debe ajustar el calendario laboral. Para ello tiene dos opciones: puede reducir la jornada diaria de algunos días de modo que, pese a trabajar 225 días, los empleados acaben realizando la jornada anual según convenio (haciendo que los viernes de verano sólo trabajen por la mañana o reduciendo unos minutos la jornada diaria).
Si se desea que los empleados trabajen todos los días ocho horas, el exceso de días que no se deben trabajar (en el caso del ejemplo son seis días, la diferencia entre 225 y 219) se debe reflejar en el calendario laboral como “ajuste de calendario”. No hay que anotar dichos días como vacaciones para evitar que se consoliden como días de vacaciones y se conviertan en un derecho adquirido.
Para evitar este error en el calendario laboral y mejorar su gestión, las empresas pueden adoptar las siguientes medidas:
- Actualización Regular: Es esencial revisar y actualizar el calendario laboral de manera periódica, considerando cambios en las leyes laborales y días festivos adicionales.
- Sistemas de Gestión: Utilizar sistemas de gestión de recursos humanos o herramientas digitales para administrar los días de descanso y vacaciones de los empleados de manera más precisa y eficiente.
- Comunicación Transparente: Asegurarse de que el calendario laboral esté claramente comunicado a todos los empleados con suficiente antelación, para que puedan planificar sus actividades personales.
- Flexibilidad: Ofrecer cierta flexibilidad en los días de descanso para acomodar las necesidades individuales de los empleados y evitar conflictos con otros permisos previamente concedidos.
- Consultar a los Empleados: Envolver a los empleados en la elaboración del calendario laboral puede ayudar para tener en cuenta sus preferencias y necesidades.
